§ 3 Einzelne Verarbeitungsvorgänge
1. Bereitstellung und Nutzung der Website
a) Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Beim Aufrufen und Nutzen unserer Webseite erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
- die von Ihnen besuchte Webseite
- die Seite, von der aus Sie zu uns kommen (bei Suchmaschinen ggf. auch die eingegebenen Begriffe)
- Datum
- Uhrzeit
- das von Ihnen verwendete Betriebssystem
- Merkmale des verwendeten Displays (Auflösung in Pixeln sowie die sog. Pixel-Ratio zur Erkennung von hochauflösenden Displays) und
- der von Ihnen verwendete Browser (Internet Explorer, Firefox, Opera etc.)
Gespeichert werden darüber hinaus die Größe der übertragenen Datenmenge, ein sogenannter HTTP-Statuscode (z. B. zur Kennzeichnung einer erfolgreich übertragenen Webseite) sowie die IP-Adresse des zugreifenden Rechners (z. B. PC oder Smartphone), wobei diese IP-Adresse durch das Löschen des letzten Oktetts dieser Adresse anonymisiert wird.
Die Erhebung und Nutzung der in den Log-Files gespeicherten Informationen dient lediglich der anonymisierten Auswertung zu statistischen Zwecken (etwa zur Analyse des Nutzungsverhaltens, auf welche Seiten des Web-Angebots der o.g. Sites bzw. Sub-Domains zugegriffen wird, welche Browser eingesetzt werden usw.) und damit der Verbesserung unserer Dienste. Da die IP-Adressen wie oben beschrieben anonymisiert werden, ist eine Zuordnung der Auswertungsergebnisse zu einer bestimmten IP-Adresse nicht möglich.
b) Rechtsgrundlage
Für die diese Datenverarbeitung dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §§ 3 BlnDSG, 4 BerlHG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lt. c DSVGO i.V.m. § 13 Abs. 7 TMG als Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung der genannten Daten ist für die Bereitstellung einer Webseite erforderlich und dient damit der Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe der FU Berlin.
c) Speicherdauer und Datenlöschung
Sobald die von Ihnen gestellte Anfrage erledigt und der betreffende Sachverhalt abschließend geklärt ist, werden die über das Kontaktformular verarbeiteten personenbezogenen Daten von Ihnen gelöscht. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
2. Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme
a) Art und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen teilweise an, über ein bereitgestelltes Formular mit uns in Kontakt zu treten. Im Rahmen des Absendevorgangs Ihrer Anfrage über das Kontaktformular wird auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Wenn Sie von dem Kontaktformular Gebrauch machen, wird Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet. Die Angabe Ihrer E-Mailadresse dient dabei dem Zweck, Ihre Anfrage zuzuordnen und Ihnen antworten zu können. Bei der Nutzung des Kontaktformulars erfolgt keine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte.
Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail werden neben der E-Mailadresse des Absenders die weiteren in der Nachricht angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet (Name, Thema der Anfrage, Anhänge, Datum und Uhrzeit).
b) Rechtsgrundlage
Die vorgehend beschriebene Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mittels Kontaktformular erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf der von Ihnen freiwillig abgegebenen Einwilligungserklärung. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von E-Mailanfragen basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 BerlHG.
c) Speicherdauer
Sobald die von Ihnen gestellte Anfrage erledigt und der betreffende Sachverhalt abschließend geklärt ist, werden die über das Kontaktformular verarbeiteten personenbezogenen Daten von Ihnen gelöscht. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
3. Newsletter
a) Art und Umfang der Datenverarbeitung
Die FU Berlin bietet Nutzern/innen die Möglichkeit, sich für einen kostenfreien Newsletter anzumelden und kostenfreie Service-Informationen per E-Mail zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung die Daten aus dem Anmeldeformular an den/die inhaltlich verantwortliche Stelle übermittelt.
Im Zusammenhang mit dem Newsletterversand erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte.
b) Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für den Newsletterversand beruht nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf der von Ihnen freiwillig abgegebenen Einwilligungserklärung.
c) Speicherdauer
Ihre genannten personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie Sie den Newsletter abonniert haben. Nach einer Abmeldung vom Newsletterversand werden die hierfür erhobenen personenbezogenen Daten gelöscht. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Das Abonnement des Newsletters kann durch den/die Nutzer/in jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in einem Newsletter in der Regel ein entsprechender Link. Bei weiteren Fragen können Sie sich an die Zentrale Online-Redaktion unter webteam@fu-berlin.de wenden.
4. Nutzerbereich/ Login
a) Art und Umfang der Datenverarbeitung
Nach einem Login können die authentifizierten Gruppen von Nutzer/innen auf bestimmte Webseiten und Funktionen zugreifen, die nicht für alle Besucher/innen der Webseite einsehbar sind.
Hierzu werden die folgenden Daten erfasst:
- Nutzername (i.d.R. FU-Account)
- Mailadresse
- Vorname
- Nachname
- Gruppenzugehörigkeit
Loggt sich ein Nutzer ein, so wird diese Tatsache in einem Session-Cookie gespeichert, welches spätestens beim Schließen des Browsers entfernt wird. Die Tatsache, dass ein Nutzername sich eingeloggt hat, wird aus Gründen der Fehlerverfolgung mitgeloggt. Diese Datenverarbeitung ist erforderlich um einen gesperrten Bereich für authentifizierte Nutzer/innen zu schaffen. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung dieser Daten findet nicht statt.
b) Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten im Nutzerbereich beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 BerlHG.
c) Speicherdauer
Der Session-Cookie wird mit dem Schließen des Browserfensters gelöscht. Darüber hinaus werden Daten, die Accountinformationen enthalten, gelöscht, sobald der Zugang nicht weiter besteht.